同样是月底结账，有的财务三五天干完，有的要熬半个月。差别往往不在那几天，而在平时：单据拖着不录，月底一起补；费用摊销每月手工算、手工做凭证，算错一次再来一遍。月结慢的企业，根子常常在平时欠下的账。
我见过一家做贸易的，财务五个人，每到月底全员加班，出纳都在帮忙对单。后来把账拆开看，单据欠账是一层，摊销、计提这些固定动作全靠手工是另一层。前者要靠流程管，后者交给系统干就行。两层一起治，月结的时间才真的压得下来；只治一层，另一个还得接着拖。
凭证摊销：把每月重复的手工活交给系统
摊销是月结里典型的重复劳动：房租、装修费、待摊费用，每月一笔，金额固定，按比例转科目。星空里有期末处理这条线，凭证摊销是标准功能，菜单路径在【财务会计】—【总账】—【期末处理】—【凭证摊销】。建好摊销方案，定好摊销科目、比例和期间，之后每月执行一次，系统按比例逐月转科目、自动生成凭证。
我们给客户实施时，碰到过一家企业每月要做十几笔摊销凭证，会计拿着计算器逐笔算、逐笔录，光这一项就要占掉半天。方案建好之后，这个活变成点一次执行，出来的凭证核对一遍就行，明显快了。
前提也要交代清楚：方案建得对不对，科目、比例、起止期间要先定准。方案建错了，后面每个月都会跟着错，发现晚了还得回过头一笔笔调。
月结快，靠的是平时单据录齐
系统能把流程跑顺，但凭证后面的业务单据还得平时录齐。出库、入库、费用报销，当月的单当月录，摊销方案执行的时候数据才是全的。月底突击补一个月的单据，再好的系统也得熬。月结这事，功夫在平时，月底只是收个尾。
习惯怎么改？办法不复杂：把“单据不过夜”写进各岗位的规矩里，仓库收发货当天录，业务单据交了就审，谁压单月底就看得出来。系统里有单据状态，压在哪个人手上、压了几天，一查一个准，不用月底再互相埋怨。
给准备上系统的老板提个醒
月结慢不是买一套软件就自动好的。系统把摊销这类固定动作接过去，把单据流程理顺，剩下的要靠人把习惯改过来。我们做实施的，方案好建，习惯难改——所以上线头三个月，我们会跟着客户把月结的顺序一起走几遍，哪一步卡了当场理。上系统的钱要花得值，靠的是软件加方法一起上，光买软件扔给财务，效果要打折扣。
说到底，星空把摊销这类固定动作自动化，把单据流程理顺，月结才从“赶工”变成“走流程”。财务那几天省下来的力气，拿去看数据、提建议，比加班补单据值当。
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